COMUNICACIÓN PRODUCTIVA EN EQUIPO

A la hora de buscar formas de mejorar la productividad y organización de un equipo de trabajo siempre se recurre a los sospechosos habituales: email, interrupciones, reuniones… pero rara vez nos paramos en una “herramienta” que es la base de todo el trabajo de ese equipo: la comunicación entre nosotros.

Constantemente, sin parar, estamos hablando entre nosotros: delegamos una tarea por email, consultamos algo cara a cara, acordamos próximos proyectos, hacemos una llamada a un cliente, tenemos una videoconferencia, damos nuestro parecer en una reunión…

Pero luego, en la vida real, siempre nos encontramos con situaciones o conflictos que suelen empezar con un: «yo creí que lo hacías tú»; «¿quién tenía que hacer esto?»; «te dije que era para esta semana»; «¡pero si te lo envié por email!»

 

 

Una mala comunicación interna siempre es la primera piedra para una mala planificación interna. Porque suele ser fuente de malentendidos, confusiones, descoordinaciones, falta de información, parálisis en decisiones… 

 

 

 

Una mala comunicación interna también causa lentitud y falta de eficiencia. Los proyectos no avanzan todo lo rápido que podrían porque los miembros del equipo no están sintonizando la misma frecuencia. No están sincronizados, no reman acompasadamente, no hay coreografía.

Un equipo que no habla y que no sabe hablar, no es un equipo, es un conjunto de personas que teclean a la vez.

Todo lo que vuestra productividad pueda mejorar en áreas como el email, las interrupciones, reuniones, urgencias, uso de tecnología, etc. se cimentará en mejorar vuestra comunicación interna: lo que acuerdes, cómo coordinan, de qué forma encargas, vuestro estilo al delegar, la forma de transmitir órdenes, la claridad y lo rotundo de cada mensaje.

Las ideas para construir una comunicación productiva son estúpidamente sencillas, siempre han estado ahí, solo que las hemos olvidado porque nuestro estilo de vida y de trabajo promueve otro tipo de comunicación: precipitada y descuidada, desconcentrada (por la multitarea y distracciones), superficial y hasta frívola.

 

1. Elige bien el canal: antes de comunicar piensa cuál es la mejor forma de transmitir eso: cara a cara, por teléfono, en un email, en una mini reunión, o bien en una reunión.

2. Piensa antes de… teclear o hablar.  Eso te permitirá elegir bien lo que quieres tienes que decir sin dejar nada o añadir de más.

3. Sé breve y directo. Ahorra prolegómenos y rodeos, y empieza tus emails o conversaciones por lo que quieres.  De este modo la otra persona te entenderá antes y te atenderá antes.

4. Sé preciso.  Incluye los detalles esenciales que tú y la otra persona necesitan para coordinar. Por ejemplo: quién hará qué y cuándo.

5. Amable y positivo. Cualquier comunicación llegará con más fuerza si va acompañada de una sonrisa o un tono entusiasta.  No se trata de echar azúcar a todo, sino de trabajar más a gusto con quienes te rodean.

Un email mal redactado e impreciso, conclusiones de una reunión que no se remachan, órdenes de pasillo a medio concretar, una cadena de mensajes en los que no hay quien se entienda… todo eso tiene un efecto multiplicador que recorre de punta a punta todo el equipo o toda la empresa. Eso afecta a todos empezando por ti.


Berto Pena

 

PARA UNA COMUNICACION POSITIVA

Tener buenas relaciones con amigos, pareja o familia es algo muy importante para nuestro bienestar emocional; sin embargo, la dinámica de estas relaciones a menudo se complica porque los unos o los otros no sabemos comunicarnos correctamente.  Aunque los demás mantengan pautas de comunicación que no nos gustan, nosotros mismos podemos empezar a poner los primeros granitos de arena de nuestra felicidad y esforzarnos por comunicarnos de forma positiva con ellos. Muchas veces, como en un efecto boomerang, nuestro esfuerzos se verán recompensados por un cambio de actitud también en los otros, lo que nos motivará a comunicarnos de forma aún más positiva con ellos. He aquí algunas indicaciones que los pueden ayudar para comunicaros de una forma realmente positiva en vuestras relaciones:

1. La utilidad de hablar de lo que “ves” y no tanto de aquello que “interpretas”. A menudo tendemos a interpretar aquello que vemos para extraerle un significado. Esto es algo lógico, ya que somos seres racionales. Sin embargo, estas interpretaciones tienen un margen de error importante, porque nuestra mente no es una máquina perfecta de percibir la realidad. Por ello, a la hora de hacer una petición o crítica a la otra persona, es interesante quedarnos con los hechos, sin interpretarlos. Por ejemplo, decir “lo haces para hacerme daño” es una interpretación de las supuestas intenciones del otro. Sería mejor decir “me hace daño que hables de mi hermana de esa manera”.

 

2. El arte de ser concretos: si reflexionamos un minuto, veremos las ventajas de esforzarnos en ser muy concretos a la hora de transmitirle una petición a otra persona. A menudo hablamos de forma muy general, pensando que el otro entiende perfectamente nuestras intenciones, pero la única manera de asegurarse de que realmente es así, es decir exactamente lo que queremos decir. Por ejemplo: decir “me gustaría que los lunes me recogieras del trabajo y fuéramos a tomar algo, es el día que mejor me viene”, es mucho mejor que sentenciar “ no pasamos tiempo juntos”. Un “me gustaría que me llamaras a la hora de merendar y charláramos un rato” resulta más útil que “no me haces ni caso”.

3. La importancia de centrar el tema: si hablamos de mucho, probablemente acabemos no profundizando en nada. Centrar el tema nos ayudará a evitar “jugar al ping pong de la crítica” (es decir, reprochar al otro sus errores). Si elegimos un solo aspecto y nos centramos en él, en lugar de sacar más y más aspectos, seremos más eficaces. Procure definir su objetivo antes de hablar y dedicar esa conversación a ese objetivo.  Más tarde, si quiere, puede hablar de otra cosa.

4. La virtud de expresarse en positivo: tal vez no se haya dado cuenta de que a veces expresamos los que queremos diciendo lo que no queremos. En sí mismo, es una contradicción. Si expresa lo que no quiere, la otra persona comprende eso que no quiere. Pero tal vez no comprenda exactamente qué es lo que si quiere recibir en sustitución.  En resumen, si quiere que alguien realice algo, es mejor decir lo que quiere que haga en lugar de decirle “lo que no tiene que hacer”. Por ejemplo: a un niño es mejor decirle “toma, coge este lápiz y pinta en este trozo de papel”, en lugar de estar todo el rato diciéndole “no toques eso”,”no hagas lo otro”, “no toques lo de más allá”.... A la pareja o a una amiga le diremos “me gustaría que me llamaras los fines de semana para ir al cine” en lugar de decirle “no me haces caso”.

5. La elegancia de dejar terminar: Conviene asegurarse de que el otro ha expresado completamente su pensamiento antes de dar nuestra opinión o reaccionar. A menudo tendemos a interrumpir al otro cuando creemos que ya tenemos suficientes datos. El peligro que corremos es malinterpretar al otro y reaccionar impulsivamente.

 

 

 

6. Por último, ¿qué tal si centramos la atención en el presente y en el futuro? Verdaderamente muchas veces nos resulta difícil no “sacar trapos sucios” del pasado durante una conversación.  Sin embargo, cuando discutimos un problema con alguien, es conveniente que centremos la conversación en el presente o en el futuro, no en el pasado. Desde un punto de vista constructivo, la comunicación sirve para cambiar, para mejorar, y esos cambios y esa mejora sólo pueden ocurrir hoy o mañana, nunca ayer.

 

 

 Por Mª José Miguel Quilis